|
Stammdaten
verwandte Hilfethemen |
AdressenstammIm Adressstamm von b-logic® können Sie Ihre Adressen verwalten. Adressen können folgende Verwendungen finden:
In b-logic® arbeiten Sie mit einer Adressstruktur. So können Sie zu jeder Adresse beliebig viele Unteradressen anlegen. Dabei können Sie zwischen verschiedenen Adresstypen z.B. Organisation, Abteilung, Person u.a. wählen. Weiterhin kann eine Adresse in b-logic® einer oder mehreren Firmen (Kunde, Lieferant, Interessent) zugeordnet sein. Sie legen also zuerst eine Adresse an und können dann daraus eine Firma generieren. Neben den selbsterklärenden Adressfeldern gibt es im Adressstamm von b-logic® nocht folgende wichtige Felder: Adressnummer b-logic® vergibt jeder Adresse eine einzigartige fortlaufende Nummer. Typ In dem Klappfenster "Typ" legen Sie fest, um welchen Adresstyp es sich handelt. Die Typen sind nachfolgendem Schema vorgegeben.
Für die eigene betriebliche Organisationsstruktur gibt es zusätzlich den Typ "Mitarbeiter". Dieser kann jedoch hier nicht gewählt werden. Er entsteht wenn eine Adresse des Typs "Person" in den Grundlagen einem Mitarbeiter zugeordnet wird. Mehr dazu finden Sie hier... Der Adresstyp "privat" kann nur von dem Benutzer gelesen werden, der sie angelegt hat. Zu solchen Adressen kann selbstverständlich keine Firma angelegt werden. Suchwort Hinweis: Mit einem Doppelklick in das Feld Suchwort wird automatisch die erste und dritte Zeile von dem Namen übernommen. Das Suchwort darf maximal 40 Zeichen haben. Natürlich kann es auch später noch editiert werden, jedoch nicht wenn Dokumente im Dokumentenmanagementsystem dafür angelegt sind. Das Suchwort für den Typ "Person" wird aus der ersten und dritten Zeile vom Namen generiert. Zusätzlich wird abhängig vom angegebenen Geschlecht "Hr" oer "Fr" davor gesetzt. Postanschrift Name, Anrede, Anschrift, PLZ, Ort, Bundesland und Land. Personendaten Wenn Sie eine Haken bei "Personendaten eingeben" setzen und die Adresse vom Typ Person ist, dann werden die Felder editierbar. Vorname, Nachname, Geschlecht, Titel, Mitarbeiterfunktion und bis zu zwei Sprachen. Hinweis Zu jeder Adresse kann ein zusätzlicher Hinweistext angelegt werden. Beginnt dieser Text mit einem ! so wird dieser bei jeder Verwendung in Belegen zur Information mit angezeigt. Ist in den allgemeinen Grundlagen bei "Belege" => "Hinweisfenster" der Haken gesetzt, so wird der Hinweis (wenn er nicht leer ist) immer angezeigt. Möchten Sie diese Funktion überhaupt nicht nutzen, so tragen Sie die gewünschte Information in das darunterliegende Textfeld ein. Kategorie Teilen Sie Ihre Adressen in Kategorien ein, um besser nach ihnen suchen zu können. Adress-Verwendung in Hier können Sie einstellen, in welchen Belegtypen diese Adresse verwendet werden darf. Dies ist insbesondere bei Unteradressen (Abteilungen oder Niederlassungen) sinnvoll. Es sind hierbei folgende Belegtypen möglich:
Bei einer Adressneuanlage, werden die Adresseigeschaften bereits vorbelegt und können gegebenenfalls geändert werden. Nach dem Speichern der neu angelegten Adresse werden die Register Kontakt, Schlagwörter und Dokumente aktiviert. Ist die Adresse vom Typ Person, so ist zusätzlich das Register Person anwählbar, in welchem Sie erweiterte personenbezogene Daten anlegen können. Die Register im Überblick
Firma anlegen Beachten Sie hierbei folgendes:
Kunden-, Interessenten- bzw. Lieferantennummern werden fortlaufend vergeben. Wie Sie beliebige Nummern erstellen, erfahren Sie hier... Zu jeder Adresse können Sie beliebig viele Unteradressen anlegen. Dazu wählen Sie "Bearbeiten" => "Unteradresse anlegen" oder drücken Sie Um zwei bereits vorhandene Adressen miteinander zu verknüpfen, laden Sie die Adresse, welche später zur Unteradresse werden soll und wählen Sie "Bearbeiten" => "Hauptadresse zuordnen". Es erscheint die Adresssuche. Wählen Sie hier die neue Hauptadresse aus. Nach dem Speichern ist die von Ihnen geladene Adresse mit der gesuchten Adresse verknüpft. Durch "Bearbeiten" => "Hauptadressenzuordnung löschen" können Sie diese Zuweisung wieder entfernen. Adressen löschen
Zu Adressen zugeordnete Firmen werden automatisch mit gelöscht, insofern sie die obigen Bedingungen erfüllen. Ihre eigene Adresse ist nicht ohne weiteres im Adressstamm einzusehen. Für Informationen über ihre eigene Adresse wählen Sie "Hilfe" => "Ihre b-logic® Version". Um zu Ihrer Adresse Unteradressen anzulegen, drücken Sie in diesem Fenster den Schalter "Eigene Adresse". Im sich nun öffnenden Adressstamm können Sie wie gewohnt Unteradressen anlegen. vCard exportieren / importieren Sie können eine Adresse auch als vCard (elektronische Visitenkarte) speichern. Klicken Sie einfach auf "Bearbeiten" => "vCard erzeugen". Die erstellte vCard wird auf dem Desktop gespeichert und kann mit ihrem E-Mail Programm (z.B. Microsoft Outlook) geöffnet werden. Um aus einer vorhandenen vCard eine Adresse zu erzeugen, müssen Sie nur eine neue Adresse öffnen und per Drag & Drop in den Adressenstamm ziehen.
|
|
in der Symbolleiste. b-logic® legt daraufhin eine Kopie der aktuellen Adresse als Unteradresse an. Dabei wird dem Suchwort ein "-U" angefügt. Firmen werden hierbei ebenso nicht übernommen.
