• Positionstypen

Belegbearbeitung

Belegtypen

b-logic^® unterscheidet zwischen folgenden Belegtypen

Belegerstellung

Nachdem Sie das gewünschte Belegfenster geöffnet haben, können Sie einen neuen Datensatz anlegen. Tragen Sie nun die gewünschte Kunden- bzw Lieferantennummer ein oder suchen Sie über die Suchfunktion danach.

Haben Sie eine gültige Nummer eingeben, werden Rechnungs- bzw. Lieferadresse automatisch gefüllt. Füllen Sie die Adressdaten ohne Kunden- oder Lieferantennummer aus, so werden Sie beim Speichern des Beleges aufgefordert, die Adresse entweder zu speichern oder den Beleg auf ein Sammelkonto zu buchen.

Hat Ihr Kunde / Lieferant entsprechend gekennzeichnete Unteradressen, so werden Sie aufgefordert, die in Frage kommende Adresse aus einem Adressbaum auszuwählen.

Unterscheidet sich das Land Ihres Kunden / Lieferanten von dem Ihrer eigenen Adresse, so haben Sie die Möglichkeit die Mehrwertsteuerart im Belegkopf zu ändern. Die Berechnung des Brutto- und Nettobetrages reagiert analog dazu. Wenn Sie einen Beleg kopieren und bei Übernahmen, wird die Mehrwertsteuer neu aus der Datenbank gezogen, da sie sich ja (z.B. über den Jahreswechsel) geändert haben kann.

Nun können Sie die Belegbedingungen auswählen. Folgende Felder stehen Ihnen dazu zur Verfügung:

Belegwährung

Sie haben die Möglichkeit bei einer Firma eine andere Währung anzugeben.
Wenn eine Firma eine andere Währung als die Hauswährung hat, dann wird die Optik im Belegkopf angepasst und es erscheint eine zusätzliche Info im im Titel.

Über das Menü lässt sich die Währung mit der gearbeitet wird umschalten (ALT+Shift+W). Eingaben werden entsprechend des (eingegebenen) Kurses auf die andere Währung umgerechnet. Mit einem Doppelklick im Register "Kopf" auf das Feld "Kurs", kann der jeweilige Kurs für die Währung angepasst werden.

Der Standard-Druck ist so angelegt das er primär mit der eingestellten Belegwährung arbeitet. Für den Fall das der Beleg, trotz abweichender Belegwährung, in der Hauswährung gedruckt werden soll, gibt es einen neuen Beleg: "Standard Druck + Hauswährung".

Belegnummernkreis

Nach dem Speichern des Beleges wird automatisch eine Belegnummer gemäß des Belegnummernkreises vergeben. Ist die Nummervergabe dort auf Verkaufsvorgang eingestellt, so erscheint beim erstmaligen Speichern ein Fenster, in welchem Sie Vorgangsnummer und Zählnummer eintragen können. Haben Sie einen Vorgang ausgewählt, wird dieser automatisch im Beleg unter "Zuordnung" eingetragen. Es entsteht eine Belegnummer, die aus Vorgangs- und Zählnummer besteht. Haben Sie mehreren Belegen dem gleichen Vorgang zugeordnet und erstellen aus einem Beleg ein Projekt, wird das Projekt in alle Belege dieses Vorgangs eingetragen. Achtung: Die Belegnummer darf nicht die Maximalnummer 2147483647 überschreiten. Dies ist besonders bei der Einstellung über Vorgangsnummer zu beachten. Bsp.: Präfix: 2007 - Vorgang 9999 - Fertigungsauftrag 001 kann nicht verwendet werden, da eine Stelle zu viel angegeben ist.

• offen: Der Beleg kann bearbeitet werden.
• teilfertig: Es wurden nicht alle Positionen oder Positionsmengen übernommen.
• abgewickelt: Alle Positionen des Beleges wurden abgewickelt oder storniert. Somit können keine Änderungen mehr an ihm vorgenommen werden. Belege mit diesem Status können in die Historie verschoben oder gelöscht werden.

Über das Menü "Bearbeiten" => "Status umsetzen" können Sie den Status der Belege umsetzen. Abhängig vom aktuellen Belegstatus wird dieser dann umgesetzt. Ist ein Beleg offen, so wird er auf "in Arbeit" gesetzt. Umgekehrt dann von in Arbeit auf offen.

Abgewickelte Belege können temporär durch das Status umsetzen zur Bearbeitung freigeschalten werden. Abhängig von Ihrer Änderung, wird dann beim Speichern der Status neu gestetzt. Bei Rechnungen, Eingangsrechnungen, Direktein- und verkäufen kann jedoch der Status nicht umgesetzt werden!

Druckstatus

Im rechten unteren Bereich sehen Sie die Angabe gedruckt "Ja" oder "Nein". Sobald Sie den Beleg drucken, wird der Status automatisch in gedruckt umgestellt. Das hat zur Folge, dass Sie die druckrelevanten Felder im Beleg nicht mehr verändern können.
Möchten Sie dennoch den Beleg ändern, können Sie den Druckstatus zurücksetzen. Klicken Sie im Menü auf "Bearbeiten" => "Druckstatus zurücksetzen". Belege können ohne weiters so oft wie gewünscht gedruckt werden.

Belegdatum

Wenn Sie das Belegdatum anhand des Druckdatums definieren wollen, können Sie unter "Einstellungen" => "System" => "Anpassungen" => "Belegdruck" für jeden Belegtyp ein Verhalten festlegen. Drei Varianten stehen Ihnen zur Verfügung:

• Belegdatum nach Anlegedatum: Standardverhalten bei b-logic^®
• Belegdatum nach Druckdatum: Das Datum wird mit dem Druckvorgang aktualisiert.
• Auswahlmöglichkeit: Eine Abfrage wird Sie bei jeden Druck fragen, welche der zwei Varianten Sie wollen.

Das Druckdatum wird nur beim ersten Druck - d.h. wenn der Druckstatus noch nicht gesetzt wurde - umgesetzt.

Positionen

Im Positionsregister haben Sie eine Liste aller Positionen des Beleges sowie Details und Informationen zu den Positionen. Im Registertext wird Ihnen die Anzahl der Artikel des Beleges in Klammern angezeigt.

Folgende Felder gelten nicht für Textpositionen, Loskopf und Losfuß und sind bei diesen ausgeblendet:

Zusätzlich werden am unteren Rand noch folgend Informationen zur Verfügung gestellt:

• der Basispreis des Artikels (je nach Belegtyp Basis-EK oder Basis-VK)
• der Bezug zu einem Fertigungsauftrag (falls vorhanden)
• der Positionsstatus
• die durch Folgebelege entstandene Abmenge
• die Herkunftsbelegposition (falls dieser Beleg ein Folgebeleg ist)
• die dem Preis zugrundeliegende Kondition
• das Druckdatum

Der Positionsstatus ergibt sich aus der Menge und der Abmenge:

Artikel aus Belegposition erstellen

Wenn Sie aus einer Belegposition einen Artikel erstellen möchten, können Sie das mit einem Rechtsklick auf die gewünschte Position tun ('neuer Artikel aus gewählter Position').

[XXX]_MS --> Positionstypen

Die Positionstypen Eventual und Alternativ werden kursiv dargestellt, um zu verdeutlichen das sie nicht in die Brutto- und Nettosumme des Beleges einfließen.

[XXX]_MS Ende

Minimaler Verkaufspreis

Damit Sie nicht versehentlich in Verkaufsbelege Artikel mit einem geringeren Verkaufspreis als ihr minimaler Verkaufspreis verkaufen, gibts es die Möglichkeit sich bei einem solchen Fall warnen zu lassen. Dazu müssen Sie in den Allgemeine Grundlagen unter "Belege" => "Einzelpreis < min VK" den Haken bei "Wert" setzen. Ab sofort werden Sie dann beim Speichern in Verkaufsbelegen darauf hingewiesen, sobald ein solcher Fall auftritt.

Projekt erstellen

Um aus einem Beleg ein Projekt zu erstellen, gehen Sie auf "Bearbeiten" => "Projekt anlegen". Dabei werden die Angaben aus dem Beleg für das Projekt übernommen und der Beleg dem neuen Projekt zugeordnet.

Positionen aus einem anderen Beleg importieren

Über "Bearbeiten" => "Positionen importieren" können Sie die Positionen aus einem beliebigen Beleg in den aktuellen übernehmen. Wählen Sie dazu in dem sich öffnendem Fenster bei "Übernahme aus" den Quellbelegtyp aus und geben Sie anschließend die Belegnummer des Quellbeleges ein oder suchen Sie ihn über die Suchfunktion. In dem sich öffnendem Fenster können Sie die gewünschten Positionen auswählen und mit "OK" importieren. Die Abmenge der Quellbelegpostion wird dabei nicht geändert.

Positionen aus Vorbeleg übernehmen

Mit dieser Funktion können Sie aus allen Belegen von passenden Belegtypen des Kunden / Lieferanten offene Belegpositionen übernehmen. Im Gegensatz zum Import wird bei der Übernahme die Abmenge gesetzt und die Position somit evtl. abgewickelt.

Sie finden diese Funktion unter "Bearbeiten" => "Aus Vorbeleg". In der Klappbox "Übernahme aus" können Sie den gewünschten Vorbelegstyp auswählen. Nach Änderung der Auswahl aktualisiert sich die Tabelle automatisch. Wählen Sie jetzt für diie gewünschte Übernahmemenge aus.
Möchten Sie eine Position nicht übernehmen, dann entfernen Sie den Haken bei "J/N".
Mit dem Haken "Storno" können Sie angeben, dass die Restmenge der übernommenen Position storniert wird.

Um den Vorgang abzuschließen klicken Sie auf den Schalter der mit dem Vorbelegstyp beschriftet ist.

Positionen in Folgebeleg übernehmen

Diese Funktion arbeitet [XXX]_MS

Wie erstellt man einen Folgebeleg?

Die Erstellung Folgebeleg dient der Belegverkettung. So können Sie z.B. aus einem Angebot einen Auftrag generieren. Sie können Ihre ganzen Beleg in einen Folgebeleg übergeben. Dies nennt sich “komplett in Folgebeleg”. Weiterhin ist eine teilweise Übergabe mit der Funktion “in Folgebeleg” möglich.

Den Beleg komplett in den Folgebeleg übergeben

1. Öffnen Sie den Beleg, aus dem Sie einen Folgebeleg erstellen möchten.
2. Klicken Sie unter Bearbeiten auf “komplett in Folgebeleg”.
Sie können keine Auswah des Übergabebeleges treffen. Es wird standardmäßig in den kaufmännischen Folgebeleg übergeben. Der neue Beleg öffnet sich umgehend. Dies sparrt Zeit, Sie können aber weder nur einzelne Positionen übernehmen, noch den Folgebelegtyp auswählen. Aus einer Bestellung entsteht ein Wareneingang und aus einem Auftrag ein Lieferschein. Die Erstellung von Direktein- und -verkauf ist nicht möglich.
Beim kompletten Übergeben eines Beleges in einen Folgebeleg, werden Kopf- und Fußtexte vollständig geleert. Die in Grundlagen definierten Kopf - und Fußtexte den neu erstellten Beleges werden eingefügt.
Die komplette Übernahme eines Beleges kann durch eine zuschaltbarte Ja/Nein Abfrage über den Grundlageneintrag in Grundlagen->Diverses->Allgemeine Grundlagen->Belege->Belegübergabe ausgelöst oder abgebrochen werden.

Beleg mit Änderungen in Folgebeleg übergeben.

1. Öffnen Sie den Beleg, aus dem Sie einen Folgebeleg erstellen möchten.
2. Klicken Sie unter Bearbeiten auf “in Folgebeleg”.
3. Wählen Sie aus, welche Positionen Sie übernehmen möchten.
Mit Hacken bei Ja/Nein markieren Sie die Position zur Übernahme in den Folgebeleg. Sie können auch die Schalter alle Positionen oder keine Positionen benutzen. Auch die Anzahl der zu übernehmenden Artikel innerhalb einer Position kann verändert werden.
Ist die übernommene Menge kleiner als die Menge aus dem Vorbeleg, wird der Vorbeleg nicht vollständig abgewickelt. Die Differenzmenge bleibt offen. Setzen Sie jedoch einen Haken in Storno, wird die nicht übernommene Menge storniert. Dadurch wird der Vorbeleg abgewickelt, obwohl Sie nicht die volle Anzahl der Artikel übernommen haben.
4. Wählen Sie welche Art von Beleg der Folgebeleg sein soll.
Klicken Sie dazu im Klappfenster “Übergabe in” auf den gewünschten Beleg.

Es besteht die Möglichkeit aus Warenwirtschaftsbelege Fertigungsbelege anzulegen - Mehr Informationen dazu hier...

5. Übergabe
Die Übergabe erfolgt durch Bestätigung des Schalters im blau markierten Bereich "Übergabe in".

Direktübergabe in Fertigung oder Beschaffung
Sie können einen Beleg, sofern dieser dafür geeignet ist, auch direkt an die Fertigung oder die Beschaffung übergeben. Dazu können Sie im Menü auf "Bearbeiten" -> "In Beschaffung" oder "In Fertigung" klicken.

Aus Position einen Artikel erstellen
Sie können aus der Position eines Beleges einen Artikel anlegen. Dies ist vor allem sinnvoll, wenn ein Dummyartikel verwendet wurde. Markieren Sie den Artikel mit Klick auf ihn. Drücken Sie entweder die rechte Maustaste und wählen “neuer Artikel aus gewählter Position” oder über Bearbeiten => Optionen => "neuer Artikel aus gewählter Position". Sie bekommen den Hinweis, dass der neu angelegte Artikel den Status "unfertig" hat. Im Anschluss erscheint ein Auswahlfenster in dem Sie wählen können, ob Sie eine Neue Position mit dem gerade angelegten Artikel erstellen , den Artikel aus dem Sie gerade einen neuen erzeugt haben mit diesem ersetzen oder ohne jegliche Änderung in den Positionen Ihre Arbeit fortsetzen wollen.
Desweiteren haben Sie über Bearbeiten => Optionen => "Artikel aus Dummy" die Möglichkeit, aus einer Position mit einem Dummy direkt einen Artikel anzulegen.

Beleg drucken oder versenden

Wenn Sie den Beleg drucken oder per Email versenden wollen, dann haben Sie dazu du Möglichkeit über das Menü oder aber sie nutzen die Icons aus der Leiste.