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Stammdaten
verwandte Hilfethemen
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Artikelstamm
Die Artikeldatenbank zählt zu den wichtigsten Hilfsmitteln einer Warenwirtschaft. Sie ermöglicht Ihnen schnell und einfach Belege anzulegen, Lager zu verwalten, Preise zu ermitteln und vieles mehr. Die Pflege des Artikelstammes ist Grundvoraussetzung für das erfolgreiche Nutzen von b-logic®.
Möchten Sie Artikel nicht in die Datenbank aufnehmen, weil Sie Ihn z. B. nur ein einziges Mal benutzen, empfiehlt es sich Platzhalter, so genannte Dummys, anzulegen. Genaueres erfahren Sie hier...
Artikel anlegen
Beim Anlegen eines Artikels müssen Sie folgende Schritte beachten:
1. Wählen Sie eine Artikelkategorie
Die Artikelkategorie ist eine Einordnung des Artikels in Gruppen. Es gibt standardmäßig folgende Kategorien:
| Baugruppe |
ein Artikel, der aus 2 oder mehreren Teilen besteht |
| Halbzeug |
vorgefertigtes Rohmaterial z.B. Bleche, Stangen, Rohre |
| Handelsware |
Artikel, die zugekauft und unverändert weiter verkauft werden |
| Kaufteil |
Artikel, der nicht hergestellt, sondern fertig gekauft wird |
| Leistung |
Tätigkeit z.B. Installation |
| Material |
Grundstoff zur Produktion oder Herstellung bestimmter Erzeugnisse |
| Normteil |
Artikel, die in allen Einzelheiten in einer Norm beschrieben; allgemein verwendbar und untereinander austauschbar sind z.B. Schrauben, Muttern, Bolzen |
| Sortiment |
Zusammenstellung verschiedener Artikel z.B. Händler verkauft die einzelnen Artikel Schere, Kugelschreiber, Druckbleistift, Markierstift und Stiftbehälter zusammen als ein Sortiment. Man kann die Artikel jedoch auch einzeln erwerben. |
| Zuschnitt |
ein zugeschnittenes Halbzeug |
Die Kategorie dient dazu, den Artikel einzuordnen. So kann man bei der Artikelsuche nur über eine Kategorie suchen. Außerdem sind durch die Bestimmung der Kategorie einzelne Felder des Artikelstamms vorbelegt. Beispielsweise haben Leistungen kein Lager und Handelsware wird über Einkauf beschafft. Dies spart Zeit. Wenn die Lagerführung auf ja steht, müssen Sie ein Standard Lager festlegen, in welchem der Artikel in der Regel deponiert ist. Bei der Aufnahme eines Artikels in einen Warenwirtschaftsbeleg oder Fertigungsauftrag wird das angegebene Lager mit übernommen, allerdings können Sie es jederzeit ändern. Natürlich können Sie die vorbelegten Felder auch überschreiben. Ändern Sie Eingaben zum Artikel (siehe 5.) so, dass sie Ihrer gewählten Kategorie widersprechen, ändert sich die Kategorie automatisch.
Artikelgruppen können auch deaktiviert oder neu angelegt werden. Mehr dazu erfahren Sie hier...
2. Geben Sie eine Artikelnummer ein
b-logic® schlägt Ihnen eine Artikelnummer vor. Diese wird standardmäßig fortlaufend vergeben. Sie können aber eine beliebige Nummer eingeben. Es kann eine Zahl, ein Wort oder Zahlen in Kombination mit Buchstaben sein.
Standardmäßig können Sie folgende Sonderzeichen verwenden:
+ , - . /
Folgende Sonderzeichen sind gesperrt, können aber in den Allgemeinen Grundlagen zur Verwendung freigegeben werden. (Gehen Sie dazu im Quickstart unter "Einstellungen" => "System" => "Diverses" => "Allgemeine Grundlagen" => "Artikel" => "Sonderzeichen")
Beachten Sie bitte, dass mit der Verwendung weiterer Sonderzeichen es zu Problemen kommen kann, zum Beispiel mit dem Barcode.
Sonderzeichen die Sie freigeben können: _ % " ~ [ ] & $ ! ? ´ ` ^ ° { } \ #;
3. Füllen Sie die weiteren Felder des Registers Stamm aus
| Suchwort |
Geben Sie hier ein Suchwort per Hand ein, oder wählen Sie eins aus dem Klappfenster. Mit Doppelklick in das Feld wird die Bezeichnung als Suchwort übernommen. Das Suchwort darf maximal 80 Zeichen haben. (in Listen, die im System hinterlegt sind, werden jedoch immer nur 40 Zeichen ohne Zeilenumbruch angezeigt) |
| Bezeichnung |
In diesem Feld geben Sie bitte die Bezeichnung des Artikels ein. Mit einem Doppelklick übernehmen Sie je nach Grundlageneintrag (unter "Einstellungen" => "Grundlagen" => "Diverses" => "Allgemeine Grundlagen" => "Artikel" => "Doppelklick auf Bez") die ersten 80 Zeichen aus der Beschreibung in die Bezeichnung. Ist diese Option deaktiviert passiert nichts |
| Beschreibung |
Zur genauen Beschreibung des Artikels stehen Ihnen 1000 Zeichen zur Verfügung. Mit einem Doppelklick in das Feld öffnet sich ein größeres Fenster zum Schreiben |
Zeichnungsnummer & Zeichnungsindex
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Sie werden angelegt, wenn es sich um ein Zeichnungsteil handelt |
| Gruppe |
Um die Artikel besser sortieren zu können, wählen Sie bitte hier die Gruppe, in die der Artikel gehört, aus. Dies dient zur Klassifizierung und zur Suche nach Artikeln einer bestimmten Gruppe (unabhänig von seiner Kategorie). Wie Sie neue Gruppen erstellen, erfahren Sie hier... |
| Mehrwertsteuer |
In diesem Klappfenster können Sie die Mehrwertsteuer auswählen, die dem Artikel zugeordnet werden soll. Wie Sie weitere Mehrwertsteuersätze anlegen, erfahren Sie hier... |
| Status |
Hier können Sie den Status des Artikels festlegen. Sie haben die Auswahl zwischen deaktiviert, frei, gelöscht, gesperrt und unfertig. Ist ein Artikel nicht frei, bekommen Sie bei der Belegerstellung eine Meldung. Gesperrte Artikel erscheinen nicht in der Suche. |
| Konstrukteur / Technologe |
Wählen Sie hier den Konstrukteur und den Technologen für diesen Artikel an. Sie können zwischen den im Programm eingepflegten Mitarbeitern wählen. |
| Altteillager |
b-logic kann mit Altteilsteuer rechnen aber es muss im Lizenz-Modul zugeschalten sein. In den Mwst-Grundlagen hat man dann den Typ Altteilsteuer zur Verfügung. Der Positionstyp im Beleg muss ein Austauschartikel sein. Im Artikelstamm wird nun noch das Altteillager definiert und im Lagerstamm einem Lager diese Eigenschaft zugewiesen.
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Beschreibungen zu den weiteren Feldern zu Einheiten, Kategorie und Kalkulationsart finden Sie hier...
4. Füllen Sie die anderen Register nach dem Speichern aus
Artikel löschen
Der Artikel kann nur gelöscht werden, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:
- Es ist kein Bestand des Artikels in einem Lager vorhanden
- Es gibt keine Belegpositionen mit diesem Artikel
- Für den Artikel sind keine Konditionen angelegt
- Der Artikel hat keine Unterartikel (falls er eine Stückliste ist)
- Der Artikel existiert in keiner Stückliste
Sind die 5 Kriterien erfüllt, öffnen Sie einfach den zu löschenden Artikel. Das Register Stamm muss aktiviert sein. Nun klicken Sie auf  . und bestätigen die darauf folgende Nachfrage.
Bilder-Manager
Der b-logic® Bilder-Manager ermöglicht es Ihnen, auf einfache Art und Weise Bilder in den Artikelstamm zu integrieren.
Um den Bilder-Manager zu öffnen, klicken Sie einfach im Register Stamm links neben das Beschreibungsfeld. Haben Sie noch kein Bild für den Artikel hinterlegt, sehen Sie standardmäßig das Bild "Kein Bild vorhanden".
Nachdem Sie den Bilder-Manager geöffnet haben, können Sie über den Schalter "Datei wählen" eine Bild-Datei von ihrem PC auswählen. Es werden die Dateitypen JPG (*.jpg), JPEG (*.jpeg), Bitmap (*.bmp), Gif (*.gif) und PNG (*.png) unterstützt. Die verwendete Dateigröße können Sie selber unter "Einstellungen" => "Grundlagen" => "Diverses" => "Allgemeine Grundlagen" => "Dokumentenmanagement" => "Bildgröße" festlegen.
Haben Sie ein Bild ausgewählt, wird es in die Vorschau importiert. Jetzt können Sie noch eine Bezeichnung und Beschreibung hinterlegen, sowie das Bild zu einer schon vorhandenen Gruppe zuordnen oder eine neue anlegen, indem Sie den Gruppennamen einfach eingeben.
Klicken Sie jetzt auf den Schalter "Speichern", um das Bild von den Artikel endgültig zu hinterlegen.
Der Schalter "Anzeige leeren" setzt das Vorschau Fenster zurück. Über "Bild neu laden" aktualisieren Sie das ausgewählte Bild. Mit "Bild löschen" entfernen Sie das Bild zu diesem Artikel, auf dem PC bleibt es aber vorhanden. Über den Schalter "In Zw.-Ablage" kopieren Sie das Bild in die Zwischenablage und können es in ein anderes Programm (z.B.: Microsoft Word) einfügen.
Mit dem Schalter "Schließen" verlassen sie den b-logic® Bilder-Manager. |
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